11 claves para una llegara a tiempo a responder a tu clientes y a tus proyectos

Cuando eres mujer, emprendedora y madre parece que mis días tengan más de 24 horas, sobre todo con el fin del curso el trabajo ha sido agotador. Una buena gestión del tiempo es fundamental para poder acceder a todos mis compromisos profesionales y personales. Me parece interesante tratar este tema. Creo que no todo el mundo sabe gestionar bien su agenda y cuando eso sucede los proyectos se eternizan. Yo he aprendido a hacerlo por necesidad desde hace años, cuando trabajaba a nivel internacional con clientes franceses, suizos, belga u holandeses, los tiempos de respuesta y el cumplimiento de fechas eran condiciones imprescindibles que debían de respetarse diariamente. Trabajo con una agenda en la que puedo planificar el trabajo en ocasiones a una semana vista.

© mariesacha – Fotolia.com

¿Qué te puede aportar una buena gestión de los tiempos?

1. Repartir el trabajo de forma equitativa: intentando tener la misma carga de trabajo cada día y no tener desequilibrios con días muy cargados y otros muy pocos.

2. Llegar a tiempo a todos los compromisos: olvidar un compromiso con un cliente o no llegar a tiempo son lujos que no me puedo permitir. Puedo sin embargo avisar a un cliente, antes de la fecha, que no voy a llegar a un compromiso, si ocurre algún contratiempo o creo que el plazo es inviable.

3. Responder a los clientes a tiempo: es más  intentando anticiparme a ellos cuando sea posible.

4. Avanzar poco a poco en los proyectos: muchas veces la gestión del día a día, no nos permite avanzar en los proyectos que están naciendo. En esos casos me pongo una pequeña tarea cada día o cada semana para avanzar aunque sea muy poco a poco.

5. Tener fechas para la facturación y la contabilización de facturas, ambas tareas son imprescindibles para una buena gestión del negocio.

6. Planificar tiempo para la creación y el diseño y no sólo para la gestión: para proyectar acciones de captación de clientes o cualquier otra necesaria, distinta al día a día de los clientes.

¿Cómo consigo una buena planificación del tiempo?

7. Con una agenda  que me acompaña a todas partes y que consulto diariamente. En mi caso me gusta escribir  y necesito que  mi agenda tenga los días completos para poder apuntar todo cuanto tengo que hacer y también tacharlo una vez terminado.

8. Apuntando en la agenda todo lo que tengo que hacer tanto al día siguiente como cualquier otra fecha: lo tengo claro, lo que no apunto se me olvida.

9. Siguiendo cada día la planificación. Intento realizar todas las tareas que me he planificado para el día y si alguna queda pendiente,  la reorganizo en otro día.

10. Rehaciendo la planificación cuando surge algún contratiempo. La flexibilidad es necesaria y en esos casos le doy prioridad a lo realmente importante y reorganizo el resto.

11. Estableciendo fechas concretas para creación y puesta en marcha de proyectos intentando que sean realistas y reorganizando cuando no lo son.

Emprender es una tarea que implica un gran esfuerzo en muchos campos y uno de ellos es la organización. Cualquier  trabajo relacionado con la atención al cliente requiere de un estricto cumplimiento de los compromisos para que el cliente se sienta correspondido. La gestión y planificación del tiempo pasan a ser una herramienta fundamental en el proceso.

¿Cuáles son tus herramientas para gestionar tu tiempo?

Sonia Rujas es economista, profesora de marketing en la Universidad de Alicante y directora de Rujas Consultores. Ha trabajado durante 13 años en comercio internacional y post-venta. Empezó a escribir su primer blog en marzo 2011 con el objetivo de transmitir su experiencia en ventas, distribución en comercio internacional y en estrategia y comunicación en Marketing 2.0 con pequeños comercios.

Seguir a @SoniaRujas