7 pautas para optimizar nuestra concentración y productividad

Hemos elegido escribir porque es lo que más nos gusta hacer. Además nadie nos organiza nuestro horario, tampoco tenemos jefe. Vaya, somos en verdad afortunados. Sin embargo, ¡cómo nos cuesta muchas veces iniciar la tarea!, parece que ya  estamos en marcha, pero no, otro detalle que nos descentra, y cuando nos queremos acordar ya se ha pasado medio día…”y la casa sin barrer”.

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Compartiré con vosotros unas reglas, que hace un tiempo ya, me he fijado a mi misma para lograr que mis días sean lo más productivo posibles.

1.      Ser “fanático” de la concentración.
Vamos a crear un estado en que sólo observemos la tarea a realizar y no escuchemos nada de lo que pasa a nuestro alrededor. Canalizaremos toda nuestra energía en dicha tarea.
Para lograrlo, es fundamental cortar los teléfonos y apagar todos los avisos de las aplicaciones instaladas en la computadora. Y más importante aún, explicar a nuestros familiares que cuando trabajamos no nos deben interrumpir, ningún pretexto es válido, incluyendo lo urgente. Hay que dejar bien claro que ese es nuestro tiempo de trabajo y que no toleraremos ninguna excepción.

2.      Cronometrar “todo”.
Hace muchos años que tengo esta costumbre de cronometrar cada tarea y por eso puedo afirmar que es muy efectiva. En principio, es como una trampita inocente que nos hacemos a nosotros mismos, pues cuando sabemos que nos están midiendo el tiempo siempre intentamos hacerlo lo más rápido posible. Hacedlo, y podréis daros cuenta. Y por otro lado, me impongo un tiempo límite para una tarea, y así mi objetivo será ganarle la batalla al reloj.

3.      Batir nuestros propios records.
Pues, supongamos que si el último artículo lo redacté en 3,00 hs, el próximo ¿por qué no hacerlo en 2,30 hs?
Cuando establecemos desafíos a nosotros mismos, nos habituamos a simplificar caminos, a encontrar métodos más sencillos y así lograr automatizar las tareas. En esta época, contamos con múltiples herramientas cuya función es facilitar nuestro trabajo.

4.      No procrastinar.
Si eres de los que dejan siempre para otro momento aquello que le resulta menos atractivo y así, día tras día, esa tarea sigue sin realizarse, pues estás procrastinando, es decir, estás postergando la solución de las cosas menos agradables.
Para dar solución a esta actitud tan asociada a la pereza, vamos a comenzar nuestra jornada de cada día con la tarea más ingrata, esa que siempre dejas en el olvido. O sea, organicemos las tareas empezando con la que menos nos atraiga y terminando con la más agradable. Y si quieres aún obligarte a un poquito más de sacrificio (todo sea por decirle adiós a la procrastinación), cuando te encuentres un día con que todas las tareas a realizar te encantan, pues busca alguna acción que no te agrade aunque la tengas programada para otro día y realízala. Imponiéndonos esta regla, ganaremos en libertad y nos liberaremos de esas “tareas negras” para siempre.

5.      No mezclar el trabajo con el resto de actividades.
Debemos enfrentar las tareas del día de golpe, en bloque, y hasta que no estén todas terminadas por completo no parar. Si es necesario, retrasar el almuerzo.
Las entrevistas y actividades externas las programaremos en los horarios que ya sepamos que hemos terminado las tareas que nos hemos fijado.

6.      Centrar nuestra atención en el momento de finalización de la tarea.
Pensemos en el momento de la finalización del artículo, en la satisfacción que sentiremos cuando lo demos por terminado. Debemos centrar nuestra energía en la meta y no en el camino. No le “demos largas al asunto” y así ganaremos en rapidez.

7.      Recurrir al sistema de procedimientos y modelos.

Para todo trabajo que sepamos que deberemos reproducirlo en el futuro, es conveniente crear una plantilla con todos los pasos que hemos seguido para realizarlo. Por ejemplo, sabremos qué tipo de letras hemos utilizado, las características de los títulos, qué tipo de consultas solemos tener, textos de e-mail que se relacionen. Registrar todo lo que hace a esa tarea en su totalidad, con el fin de reducir los tiempos en la próxima oportunidad.

Aquí termino con mis sugerencias, ahora os dejo el turno para llevarlas a la práctica.

Hasta la próxima.

Susana I. Fernández Capittini es Socia fundadora en Oficina Virtual Hoy. Ha llevado a cabo una larga trayectoria laboral en empresas de prestigio internacional desempeñándose en el Área de RRHH. Escribiendo, ha logrado mantener su vocación de comunicación con los demás por medio de sus artículos, que además implican un gran deseo de luchar por la defensa del buen uso del idioma.

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