Es una realidad que el uso del WhatsApp es cada vez más generalizado. Tanto, que cada vez más los responsables utilizan esta vía de comunicación con sus subordinados. Pero como trabajadores nos debemos plantear si debemos chatear cuando se tratan temas profesionales o, por el contrario, debemos escribir un email.
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Cada vez que utilizamos el WhatsApp vemos la notificación en nuestro smartphone. Está pendiente que la miremos. Ese mensaje que nos avisa que tenemos nuevos mensajes y no es uno cualquiera sino es de nuestro jefe.
Es el mismo WhatsApp que usábamos hasta hace poco para quedar con nuestros amigos, para hablar con nuestra madre para que se quede tranquila o para que felicitar los cumpleaños. Ahora nos debemos plantear cómo debemos charlar con nuestro jefe a través de dicha aplicación, cómo le debemos saludos y escribirle, debemos contestarle enseguida… ,es decir, sabemos utilizar WhatsApp para tratar los asuntos profesionales.
¿Cómo debemos utilizar WhatsApp de forma correcta?
La utilización de WhatsApp cada vez es más extendido en nuestro país, ya cuenta con más de 20 millones de usuarios. Se ha hecho tan común que hasta la ‘Real Academia de la Lengua’ ha admitido la utilización de ‘wasapear’ y ‘wasap’.
Pero no por ser conocida la aplicación quiere decir que se utilice correctamente ya que se trata de una herramienta de comunicación . No existe una manual sobre su uso correcto, pero sí que existen normas y consejos de expertos que nos permiten realizar un decálogo sobre normas para ‘wasapear’ con nuestro jefe.
Decálogo de normas para ‘wasapear’ con nuestro jefe
Vamos a enumerar ciertas normas para ‘wasapear’ con nuestro responsable:
- Úsalo sólo si nuestro jefe lo permite: pese a ser una cosa evidente suele ser un error bastante común. Hay trabajadores que escriben mensajes a través de esta aplicación a sus responsables, pero para éstos puede no ser una vía demasiada adecuada. Si el jefe considera que se debe utiliza, el trabajador debería responder por amabilidad.
- Nos podemos plantear si es mejor el correo electrónico: lo debemos pensar dos veces. Si somos nosotros quien iniciamos la conversación, debemos tener en cuenta qué queremos transmitir. Si se trata de mensaje largo, quizás sea mejor el correo electrónico. El correo electrónico crear una registro y puede ser impreso, es un método rápido y es el más utilizado en el mundo empresarial, pues casi todos tienen correo electrónico.
- Nos debemos plantear como saludar a nuestro jefe: debemos que hacer lo mismo que en los correos electrónicos. Lo normal es comenzar con un ‘Estimado Sr. X’, en un ‘wasapeo’ es correcto saludar con un simple ‘Hola’, pues es una forma de comunicarse más informal. Existen mensajes rápidos en los que incluso no se espera saludos, ya que se tratan de conversaciones de transmisión de pura información. Tampoco es necesario ‘¿Qué tal?’ o expresiones del mismo uso.
- Cómo nos debemos despedir: debemos aceptar que un mensaje instantáneo no se cierra la conversación, por tanto, no hace falta el uso de expresiones de despedida.
- Debemos recordar en cada momento con quien estamos hablando: siempre debemos utilizar un todo profesional, que algunas veces se olvida por la informalidad de dicha aplicación de comunicación. Por tanto, es primordial respetar la gramática y las reglas de puntuación, no usar abreviaturas y no abusar de los emoticonos. Al igual que pasaba con los SMS, se considera que el uso de las mayúsculas equivalen a elevar el tono del mensaje. Se debe moderar la ironía ya que es difícil transmitir por escrito.
- Debemos tener cuidado con los autocorrectores de los dispositivos móviles: es muy aconsejable leer bien el mensaje antes de enviárselo al jefe, ya que el corrector nos puede jugar muy malas pasadas.
- Debemos responder siempre y lo debemos hacer por WhatsApp: si nuestro jefe inicia una conversación a través de dicha aplicación, espera que le respondamos por la misma vía de comunicación. Si consideramos que la contestación puede ser demasiada delicada como para escribirla por WhatsApp, debemos pedir permiso para tomar la iniciativa de llamar. Otra regla básica es no usar dicha aplicación para asuntos que requieran una conversación seria.
- Debemos tener paciencia: no conviene seguir enviando mensajes si el jefe no nos responde. En este caso debemos dar tiempo y es fácil resultar pesado. Debemos pensarlo bien antes de enviar otro mensaje recordando el asunto que está pendiente. En el caso contrario, si nos toca a nosotros responder, el jefe esperará que contestemos lo antes posible.
- Realizar mensajes breves: para cualquier tipo de conversación, no sólo con el jefe, el WhatsApp está ideado como un chat, por lo que debemos evitar mensajes demasiados largos sino podemos utilizar el correo electrónico. Aunque no debemos ser excesivamente breves y mandar un ‘wasap’ para cada frase. Lo mejor son mensajes largos pero siempre con contenido.
- Debemos cuidar nuestra presentación: cuando se use WhatsApp como vía de comunicación en el trabajo, prestando especial atención a la foto de perfil. Debemos poner un nombre reconocible para que se pueda saber quién ha enviado los mensajes con una simple mirada. Si la conversación se realiza en grupo, conviene también mirar quién son los miembros que forman el grupo, para no decir nada que no sea adecuada. Cuando decidas abandonar el grupo se debe avisar primero.
- Además, no debemos poner un punto tras los mensajes. Este punto se puede interpretar por la persona que está al otro lado como falta de sinceridad. La solución es sustituir el punto por signos de exclamación para acabar la frase, que se ve con mayor sinceridad y profundidad.
Raúl Jaime es profesor en IEBS Business School en varios programas Máster, emprendedor de Empresa Formación y profesional del sector de finanzas. También investiga sobre la creatividad e innovación en la empresa.