Ya sabes que para poder tratar, (almacenar y usar), los datos de tus clientes y/o prospectos, (aunque sólo sea su email), tienes que recabar su consentimiento previamente. Pero claro, una cosa es recabar su consentimiento, (que mayor consentimiento que él mismo se haya suscrito a tu lista de correo voluntariamente), y otra muy distinta es que puedas demostrar que ha sido así, y de esa manera, que no te caiga un multazo. Así que, es muy pertinente que te preguntes, ¿cómo puedo demostrarlo?, ¿qué pasa si es “mi palabra contra la suya”?
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Bueno, obviamente, la manera más fácil de probarlo es con documentos. Si existe un formulario firmado por el cliente/prospecto, no hay discusión posible. El problema es que esto es habitual cuando hablamos de negocios off-line, físicos, pero cuando todo el contacto y la transacción se realizan a través de Internet, la cosa se vuelve más difícil.
Cuando las transacciones se hacen por teléfono, o por videoconferncia, la grabación de la imagen y/o sonido es también un medio de prueba muy apto, pues puede escucharse con total claridad que se le da al cliente toda la información que prescribe la Ley de Protección de Datos. Pero claro, en la mayoría de las ocasiones, tampoco se opera de esta manera, por lo que tampoco supone una solución para la mayor parte de los casos.
Por ello, me centraré en dos escenarios muy comunes en el mundo on-line:
1.- Comunicaciones realizadas por email, (autoresponders).- El correo electrónico se considera un medio de prueba , aunque no esté firmado electrónicamente, si bien su “fuerza” de convicción dependerá de la que quiera atribuir en cada momento la autoridad que tenga que tomar las decisiones. Así pues, la clave estará en que el propio email en el que se confirma el alta, se reitere, (ojo, ha de quedar claro que es sólo un recordatorio, pues si se admite que es la primera vez que se informa sobre la existencia del fichero, su finalidad… habrás incumplido la ley, pues ésta exige que la información se dé con carácter previo, y por ello, si es en el email de confirmación de alta en tu lista de correo, ya debe de ser, como mínimo, la segunda vez que se lo dices, pues si fuera la primera, la información la estarías dando con carácter posterior.
2.- Comercio Electrónico.- Si no hay comunicaciones por email, como en el caso anterior, y todo el proceso de información se realiza a lo largo de la transacción mediante la web, por pantallas o formularios, entonces se habrá de estar en posición de demostrar que todo el proceso se desarrolla mediante la exhibición de la información legalmente obligatoria en la pantalla del usuario, siendo importante que se pueda acreditar que el usuario no podrá finalizar la transacción si de alguna manera no confirma que ha leído esta información y la acepta. No se trata de que un Notario levante acta del proceso, sino que bastará con que se pueda mostrar la mecánica del proceso, y por ello, se pueda comprobar de que efectivamente no es posible que el usuario finalice y transmita los datos, si no ha aceptado expresamente el reconocimiento de haber sido informado conforme al art. 5 de la Ley de Protección de Datos. También se puede crear un proceso por el que se genere un documento electrónico en el que conste el consentimiento otorgado.
En fin, como ves, la idea es que si estás recabando de alguna manera los datos de tus prospectos o clientes, debes de estar en posición de poder demostrar que les has dado la información del art. 5 de la Ley de Protección de Datos. Tienes varias formas, como te he mostrado, y otras tantas que se te puedan ocurrir a ti. Pero si no cumples con esta exigencia, estarás en posición para que te pongan un multazo que arruine los beneficios de todo el año.
David Tierno García, es abogado y director del blog sobre protección de datos para bloggeros, “proemdata”. En el campo del derecho de las nuevas tecnologías, ayuda a profesionales y empresas de Internet, a diseñar estrategias legales que les permitan continuar con sus estrategias de marketing y de ventas, sin que la LOPD, la LSSI ni la Ley de Defensa de Consumidores y Usuarios, sean un problema.