Los PMS para hotel (Property Management System o lo que es lo mismo una aplicación de software para automatizar las tareas que se tienen que llevar a cabo en estos establecimientos) son, a día de hoy, prácticamente imprescindibles en cualquier lugar del mundo y en España no iba a ser menos. Prácticamente cualquier lugar de hospedaje (sobretodo cuanto mayor sea éste) cuenta con uno de estos software para hoteles en la actualidad. Se parte de la filosofía del único dato porque de esta manera se puede contar con toda la información que pueda llegar a ser relevante a través de todos los módulos departamentales conectados entre sí.
Y ahora la pregunta sería, ¿por qué los hoteles apuestan por este tipo de software? A simple vista se puede deducir que simplifica mucho su labor de gestión pero he aquí, con un poco más de detalle, todas las ventajas que el contar con un sistema informático apropiado puede llegar a aportar.
- Reducir costes. Hay que tener en cuenta que con un PMS lo que se va a lograr, principalmente, es contar con una simplificación de tareas y que muchas de ellas se lleven a cabo de manera automática con lo que se elimina el exceso de tiempo que los empleados deberían dedicar a esto y que bien podrán destinar a otras cosas más importantes. Por supuesto, no hace falta tanto personal y se evitan muchos más errores.
- Mayor seguridad. Lo sistemas informáticos empleados en los hoteles suelen contar con copias de seguridad automatizadas para que, en caso de incidencia, no se pierda información relevante.
- Más huéspedes y una mayor satisfacción. El control de reservas puede ser todo un quebradero de cabeza, máxime cuantas mayores habitaciones se ofrecen. Con un software adaptado a las necesidades concretas esto es un problema menos porque él mismo se encargará de saber el número de habitaciones ocupadas, las que se quedan libres y si ha habido alguna cancelación. Así, el servicio está garantizado.
- Mayor efectividad. La primera impresión es clave pero la última también se quedará en el recuerdo del turista. Hay que asegurarse de que a su llegada esté todo preparado, que se le atienda en el menor tiempo posible y que el check-in sea efectivo. Lo mismo pasará cuando ya se vayan a ir: cuanto menos tengan que esperar, mejor y con estos sistemas se evita mucho papeleo.
- Acceso ilimitado. Como se trata de un programa informático se puede contar con la opción de acceder a él desde distintos lugares lo que puede permitir que el control sea mucho mayor, incluso cuando no se está en el mismo establecimiento.
- Atención única. En los pequeños detalles es donde se acabará por marcar la diferencia y donde se podrá conseguir que un cliente que viaja mucho a un mismo destino siempre elija ese hotel o bien se decante, cuanto menos, por la misma cadena hotelera. Con el sistema de software para hoteles se pueden almacenar todos los datos que se consideren relevantes de los huéspedes para atender siempre a sus gustos y preferencias.